Como usar a Tríade do Tempo para Ser mais Produtivo

By Redação

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Como usar a Tríade do Tempo. Suponhamos que você leitor viva na correria para fazer as coisas, mas nunca consegue finalizar tudo que tem que resolver no dia. Imaginemos que sua caixa de e-mails está sempre lotada e você está sempre apagando incêndio no trabalho, que são aquelas tarefas urgentes e importantes que não podem ser adiadas.

Ao final do dia e da semana, sente-se frustrado porque não consegue fazer o que realmente é importante para você. Há anos adia um curso de gastronomia que gostaria de fazer, gostaria de sair mais com os amigos, se exercitar, passar mais tempo com a família, mas está sempre ocupado com os serviços por fazer.

Você já experimentou usar agenda, mas não adiantou. Investiu em uma lista de tarefas, mas foi ainda pior porque era impossível finalizar todas as tarefas do dia.

Se esse é o seu caso, saiba que não está sozinho. A maioria das pessoas vive em um ritmo frenético, atordoada com as várias tarefas que precisa resolver ao longo de um dia.

Uma das propostas para ser mais produtivo se baseia na apelidada Tríade do Tempo do Christian Barbosa, que se baseou na consagrada matriz do tempo do Mestre Stephen Covey.

A Tríade do tempo se baseia em 3 esferas:

Tarefas Importantes – São aquelas que trazem resultado e trazem diferença em na vida. Elas estão ligadas a área física, mental, espiritual, emocional. Por exemplo: exercitar-se, dedicar-se às pessoas que ama, orar, buscar novos conhecimentos, dedicar-se ao seu hobby e a outras atividades que fazem a pessoa se sentir viva.
Tarefas Urgentes – São aquelas que precisam ser feitas com urgência, elas não podem ser adiadas, caso contrário resultará em consequências muito negativas. São os “incêndios” que precisam de atenção e esforço concentrado para serem apagados com rapidez. A tensão que elas causam gera estresse e a necessidade de adiar as tarefas importantes. Além disso, a consequência para a saúde é muito negativa.
Tarefas Circunstanciais – São as que se é levado a fazer por causa de outras pessoas, ou de hábitos que precisam ser eliminados. Elas não agregam valor a vida, ao contrário desperdiçam o tempo que poderia ser dedicado ao que realmente importa. Exemplo de desperdiçadores: reuniões longas e desnecessárias, conversas furadas, programações televisivas superficiais e fúteis.

Para evitar ficar no Círculo do Urgente:

Planeje – se você já sabe que algo precisa ser feito, não adie, planeje-se para resolve-lo.
Diga “não”. Aceitar tudo que lhe pedem prejudica muito a produtividade, portanto, a qualidade de vida.
Delegue – Outras pessoas talvez possam fazer o trabalho em um tempo menor que você, sem prejudicar sua dedicação às tarefas importantes e menos urgentes.

O ideal para ser mais produtivo e ter melhor qualidade de vida é que a esfera importante seja bem maior que as outras esferas.

Para adotar o método da Tríade do tempo, imagine uma estrela de 5 pontas, com uma etapa sequencial e cíclica em cada uma delas:

1. Identidade –

Diz respeito ao autoconhecimento. Esse é o ponto de partida. Tire algum tempo e reflita a respeito de quem são as pessoas que realmente fazem sentido na sua vida. Depois, imagine-se no seu aniversário de 80 anos, e pense qual o legado que gostaria de deixar a essas pessoas e ao mundo. Essa resposta só você pode dar.

2. Metas –

Muitas pessoas ficam perdidas porque não tem um objetivo específico porque não sabem quem são e o que é importante em suas vidas. As metas funcionam como um filtro. Quando aparece uma oportunidade, se ela não o aproxima do seu objetivo de vida, deve ser descartada.

3. Planejamento

A maioria das pessoas não se planeja para chegar aonde querem. É importante planejar a semana antes que ela comece. Você não deve planejar 100% do seu dia porque precisa considerar os eventos circunstanciais. Por isso, sua agenda precisa ser flexível, mas deve ser um mapa para a rota que melhor leve ao resultado desejado.

4. Organização

Todos os dias somos obrigados a lidar com uma quantidade enorme de e-mails e todo tipo de mensagens. Jogue fora o que não precisa, arrume seus arquivos, limpe sua caixa de entrada, arquive os e-mails que precisarão ser lidos, estabeleça um horário para responde-los, delete os outros, estabeleça um horário e um tempo para abrir as redes sociais e use uma agenda.

5. Execução

Não caia na armadilha de escrever uma lista de tarefas aleatórias para fazer no decorrer do dia. Ao invés disso, liste aquelas que são realmente importantes e prioritárias. E faça uma estimativa do tempo que durará executar cada uma das tarefas. Comece pelo mais importante. Tenha foco, só depois que finalizar uma tarefa, passe para outra.

Não seja escravo das urgências, aja de acordo com o seu propósito de vida, priorize sempre o mais importante e planeje-se para evitar viver no estado de estresse causado pelo urgente.

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